東京アプリケーションシステム第三ソリューション部のS.Rです。

テレワークでの作業となり、一年が経ちました。
私はWEB会議というものにいまだに慣れておらず、もともと人への説明が苦手なのですが、リモートではより難しく感じる場面も多くあり、やはり現場作業の方が合っているな・・思う事がしばしばあります。
会議で話を聞いていると、説明の上手い人、私のように苦手な人、人それぞれのようで、今回は「伝え方」について書きたいと思います。

伝えるべき内容を整理する

「伝え方」の上手下手以前に、物事を人に伝えるためには、伝えるべき内容を事前に整理出来ているかが大事になります。
もう一つ掘り下げて言うと、わからない部分も含めて整理できているかがポイントだと思います。
説明にあたり、事前に全てを理解、把握するのが難しいケースもあります。
伝え方の上手い人の特徴として、この「わからないを整理できる」があると思います。
これを事前に整理しておくことで、問題点、不明点などある程度メンバー内で共有した地点から話を展開できるため、できていない人との差が出てきます。

相手に向けて伝える

伝える事を整理できている人でも、伝え方に問題がある場合があります。
丁寧に説明してはいるのですが、早口であったり、一気にすべてを話したりと肝心の伝えるべき相手の気持ちをおざなりにする傾向の人がいます。（私は自分でこのタイプを自覚しています）
伝え方の上手い人は、声の大きさや抑揚の付け方といったテクニックもあるのですが、同時にポイント毎に伝えるべき内容を分けて説明し、その都度相手の反応を見るなど、会話が一方通行にならないよう、相手を意識した伝え方を心掛けている印象です。
また、適度に言葉を省略し、会話にリズムを作る傾向もあるように思います。言葉を省略しても意図が正確に相手に伝わればよいのです。

上手な伝え方は作業の効率化に繋がります。
伝え方の上手な人をお手本にして、私も実践していきたいと思います。