物事の伝え方

こんにちは!東京アプリケーションシステムのS・Mです。
皆さんは、誰かと会話やチャットなどコミュニケーションをしていて、なかなか自分の言いたいことが伝わらない経験をお持ちでしょうか?

私はというと、度々そのようなことが起こっていました。
資料を見ていて上司に「ここがわからないです。」と質問したり、「この部分について詳しく教えてください。」と尋ねた時に
私の方から説明した内容が理解されていなかったり、聞き返されたりというようにです。
聞き返されたりすることもコミュニケーションの一環ではあると思いますが、あまりに多く聞き返されたりすると
時間がかかりすぎるため、どうにかその回数を減らせないかと原因を考えました。

原因分析に当たっては、会話やチャットなどで行われているコミュニケーションで、どのようなやりとりが行われているかをまとめた限りですが、原因としては①自分と相手の前提となる知識が異なっている、②相手が理解しやすい順番で話していない、③最終的に何が聞きたいor何をしてほしいが明確でない、の3点があげられました。

①の”自分と相手の前提となる知識が異なっている”は、例えば自分が何か調査をし、その結果どうすればよいかを上司に判断して欲しいときに発生するものでした。
自分は調査した内容が前提知識として頭にあるので、その内容をもとに説明をするのですが、上司はその前提知識を全く知らないので、その説明を理解されずに前提知識を聞き返すということが起こっていました。

②の”相手が理解しやすい順番で話していない”は、説明するときに順序だてて説明していなかったり、主張や理由の順番がバラバラだったりと自分本位の説明になっていることで起こっていました。

③の”最終的に何が聞きたいor何をしてほしいが明確でない”は、調査をした結果出てきたわからない部分が出てきたのですが、そのわからないことに対して、”何が判明すれば解決できるのか”、”具体的にどうすれば解決するのか”ということが不明のまま上司に説明していることで起こっていました。

上記原因を踏まえて、コミュニケーションの方法を変えた結果、多少なり改善されたように思われます。
結果としてコミュニケーションの方法の改善だけでなく、原因分析の手段だったり、自分の傾向なんかも知ることができたので、一石三鳥の経験でした。

今回もブログをご覧くださり、誠にありがとうございました。

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