口頭と文章

こんにちは。新潟支社で勤務しているM・Aです。
本日は口頭と文章の違いについて考えてみようと思います。

仕事では報・連・相が大事とはよく言われます。
実際に仕事をしていると、誰かに、何かを伝える場面は非常に多いです。
では、伝達の手段として口頭と文章にどんな違いがあるのでしょうか。

 

まず口頭について考えてみましょう。

口頭の良いところは細かいニュアンスまで相手の反応がみえることです。
例えば、同じ「そうですね」という返答でも、
大きくうなずきながらの「そうですね」と
首を傾げたり、言葉に詰まりながら言う「そうですね」では、
文面上では同じ言葉でも、意味合いが変わってきます。

また、相手の反応がみえるということは、相手とのやり取りを素早く行えるということでもあります。
分からないこと、疑問に思ったことをその場で聞いたりできるのは、口頭の良いところです。

 

では、口頭よりも文章の方が優れている点はどこでしょうか。

一つは、形に残るという部分でしょう。
メール、チャット、あるいはアナログな書面でも、文章にした時点で形に残ります。
口頭でもメモを取ることは可能ですが、話したことと一言一句違わずメモすることは不可能です。
文章でのやりとりでは、後々言った/言わないの状況になることを防げそうです。

メールやチャット等の機能では、ファイルの添付やコピペ、ハイパーリンクを使用した引用ができるので、
口頭よりもクリティカルに何についての話なのかを指し示すことができます。

 

 

口頭と文章はどちらかがより優れているのではなく、
それぞれの手段で得意なことが違います。
伝えたい相手や内容に合わせて適切に使い分けられるのがベストでしょう。
私も、どちらの手段も上手に使えるように気を付けていきたいと思います。

 

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